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看看台湾的红头文件是啥样  

2013-09-04 17:14:38|  分类: 社会时事 |  标签: |举报 |字号 订阅

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两岸文书大不同

石咏琦


看看台湾的红头文件是啥样 - coy0524 - 博闻·博萃


看看台湾的红头文件是啥样 - coy0524 - 博闻·博萃


       「一字入公文,九牛拔不出」。古代形容公文语言必须有准确性, 一旦见诸于文字, 事情就不能反悔。当代中国人对于公文撰写与档案管理的文职人员虽多, 但是真正能把文书搞好的, 可能并不多见. 为了彻底了解公文写作, 前周请教了个专家, 促膝相谈之下, 竟然发现两岸的公文书写格式有着巨大的大不同。

       最关键的是, 台湾大约在20年以前, 就逐步实施了公文电子化及办公室无纸作业; 无论是公家单位或是民间企业都一律简化公文。这项「公文e网通」的规定, 彻底改变了公文以往冗长或官样的文书内容;即使是正式会议纪录也多半要求以A4一张纸, 写完后让人在五分钟内阅读完毕的才算最规范。

        因此, 台式的公文顶端是发文单位(不用套印的信纸), 接下来是三段式的写法: 受文者、主旨、说明。底下是正本和副本(栏), 然后就是主管的印信。通篇文字很少超过500字, 一页就全部搞定。这里面还包括了发文日期、字号、速别、密等、地址、联系人等等, 可以说是短小精干、新速实简。

       大陆的公文多半都有条红线, 还有红星, 并且还很重视红头文件。红线上面是发文的机关和字号。通篇字体各自有规定不同的字体和字号, 非常复杂。红线下面是主题,页末还有关键词、抄送、和印发机关,其上有官章是红色,圆形, 这和台湾也大不同。台湾页尾的签名章是蓝色, 基本上很少用官防红色四方印。

       分项分层的写法很相似,

 

第一层:

      一、

第二层:

  (一)

第三层:

1、    

第四层: 

         (1)

第五层:

          甲、

第六层:

            (甲)


       公文用语就大不同了。台湾公文中有所谓的「起首语」、「称谓语」、「引述语」、「经办语」、「除外语」、「请示语」、「期望语」和「附送语」等。主要是要分清楚上行文、平行文和下行文的用语不同。此外,台湾的标点符号与大陆也有些不一样, 比方说双引号和单引号的用法, 与大陆相反:引用他人的文字时要用单引号,而这段单引号当中还引用他人的文字就用双引号。

       至于档案管理, 两岸也有极大的不同。最明显的是保存单位。举例来说, 公司对公务单位发文之后, 正本给了公务单位, 自己会留一份复印件。这份复印件会保存在发文的单位里, 比方某公司的行政中心; 而收文者, 也就是公务单位在办文之后, 最后会保留在公务机关的档案室备查。

       台湾的公文保留期限很短。百分之八十的文件都会在五年内全部销毁, 只有百分之二十的会永久或定期保存。当然, 如果是绝对机密的档案是例外。一般人在公司里或在机关内部调阅档案有严格的规定, 有些公司在规定期限内没有归还档案, 会被罚款。为了怕档案因为天灾人祸遗失, 台湾的大企业还有「异地备份」的管理方法,意思就是在公司以外的地方(第三方)存留一份完整的重要文件系统, 以备天灾(火灾或地震等)发生时, 可以随时存取档案。

       最后还有一点最大的不同, 台湾的所谓「公文」是泛指一切公民营及政府机关所往来的文书,即使是公司内部往来的文件,也都是同一格式,也都称做「公文」。

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